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一、学生档案的重要性
（1） 学生人事档案是确定本人身份、社会关系、学习经历、工作过程等历史资料。是毕业生日后转正定级、评定职称、转入体制内就业等最有力的依据。
（2） 如果毕业生想更换工作单位，假如没有档案，新单位是不会接收的，并且在原单位的工龄也不能计算进来，以前的经历、评价、身份等将不复存在，必给毕业生造成一定损失。
（3） 毕业生在个人办理养老保险、继续深造（如出国、考研）、考公务员等事关个人切身利益的问题时，都需要提供档案材料。
二、档案由何处进行保管
学生学籍档案，由上海交通大学人力资源处档案室负责存放、保管。
地点：上海交通大学闵行校区文博楼422室 联系人：刘晓倩老师 咨询电话：021-34204267
三、什么样的单位有资格接收学生档案
根据档案管理有关规定，具有接收“机要”权利的单位，或者开通“机要邮政”的单位，才有资格接受档案。一般是指事业单位、国企、政府部门、人才中心、职业介绍中心；合资企业需要确认是否开通机要；如果没有“机要”权利的单位需要确认单位档案委托存放的单位名称，比如人才单位，职介中心。个人、普通私人企业、街道不能接收档案。
四、毕业生（或结业）办理档案寄送流程
根据档案管理有关规定，大学生毕业时跟随离校手续办理档案转出手续，交大转递学生档案的方式默认为EMS特快转递。
1）对于应届本硕毕业生，电院学生办会在毕业期间发布通知收集需寄档同学的信息，并对提交的档案接收单位信息进行审核梳理，若：1. 已鉴证毕业去向并满足集中寄档条件；2. 寄档信息无明显错误；则自动启动该批次学生的寄档程序，按照专业班级进行处理，学生只需确认要寄档以及提供信息即可，无需其他操作，如接档单位有特殊要求（只接收通过机要方式转递的档案、档案袋上需要标注信息、档案袋内需要放入调档函等）请在提交寄档申请时备注说明情况，并将相关纸质材料交到电院3-102；
否则（毕业去向未确定、档案接收地明显错误、等完成上海落户再寄档等）：处理好前述问题后，在工作时间凭寄档信息表前往电信群楼3-102室办理寄档，可以委托他人办理或者通过邮件提交（邮箱见本文最后）；
2）对于应届博士毕业生，参考下一条往届博士毕业生流程。博士均需自行办理寄档。
3）对于留校任职或者转博士后流动站的博士毕业生，无需寄档，只需提交毕业生登记表（一式两份）至3-102并说明毕业留校情况进行归档即可。
五、往届毕业生档案何时转出及如何办理转出手续？
往届本硕：填写寄档信息表（本硕），将寄档信息表（如寄到上海各区就业促进中心还需身份证及户口本复印件，寄到上海各区人才服务中心需要调档函）交至3-102或发送至邮箱办理寄档。
往届博士：先前往3-107领取纸质版研究生毕业生登记表（一式两份），填写寄档信息表（博士）。然后携带毕业生登记表（一式两份）、寄档信息表（博士）（如寄到上海各区就业促进中心还需身份证及户口本复印件，寄到上海各区人才服务中心需要调档函） 一并交至3-102或发送至邮箱办理寄档。
寄档信息表附件：
毕业生登记表填写说明：
六、肄业生办理档案寄送流程
请直接联系思政办理。
七、毕业生毕业后如何跟踪大学生档案去向？
根据档案寄送规定，学生本人办理档案转出后，学生本人需跟踪档案是否到达转入地档案接收单位，并记清转入地接收单位名称确认自己档案新的存放地。
学校是否已将档案寄出，可以参考下面的步骤：
登入：上海交通大学人力资源处官网： https://hr.sjtu.edu.cn/
点击：档案查询按钮（官网首页左下角：快速导航栏目）
输入：完整准确地输入相关信息后，进行档案转出查询
八、学生档案遇到问题的处理方法
1） 经查询，如果档案寄出后长时间未收到，请联系学校人力资源处档案室刘老师；
2） 如果档案中材料有缺失或者错误，请及时联系电院群楼3号楼102办公室。
如有档案相关问题，请联系：
程老师：chengshaowei@sjtu.edu.cn/34204944
王老师：wang_z@sjtu.edu.cn/34204944
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